Ako želite da vas kolege ozbiljno shvataju, neka MEJLOVI koje im šaljete izgledaju OVAKO

Koliko nam je elektronska komunikacija olakšala sklapanje poslova i razmenu informacija, toliko izostanak intonacije i glasa ponekad može da dovede do nerazumevanja. Možda niste uspeli da nagovorite klijenta da vas angažuje jer nije shvatio tačno šta želite da kažete, a možda je vaš imejl jednostavno ostavio neprofesionalan utisak.

Gramatičke greške, tipfeleri, pogrešna imena, preopuštena komunikacija, korišćenje emotikona, izostanak pristojnog pozdrava i predstavljanja ili možda jednostavno loše napisan mejl - sve su to greške koje se događaju sve češće. Toliko često da je urednica portala "The Muse" podelila nekoliko saveta za pisanje boljih poslovnih mejlova:

1. Usporite. Da, poštanski sandučići pretrpani su nam mejlovima, stiže ih više nego što možemo da pročitamo i na njih odgovorimo, a često je potrebno samo da ispalimo brzi odgovor i damo potrebnu informaciju, ali postoje i mejlovi kojima treba pristupiti sa malo više pažnje. I službeni mejl je komunikacija pa se oko nje potrudite - nađite vremena da razmislite i uobličite misli.

Majkrosoft ubija legendarni program u kojem smo svi proveli SATE I DANE! (FOTO)

2. Neka ima glavu i rep. Kad god pišete imejl koji je važan, formulišite ga kao školski sastav. A to znači da treba da ima uvod, zaplet i rasplet, odnosno prevedeno na jezik poslovne komunikacije - uvod u kojem pozdravljate i predstavljate se, zaplet odnosno odlomak u kojem prelazite na stvar odnosno objašnjavate šta nudite ili šta biste želeli, i najzad, rasplet odnosno završni odlomak u kojem primaocu kažete šta biste želeli da učini, predložite vreme za sastanak ili telefonski poziv i pristojno pozdravite.

3. Pročitajte i proverite. Svaki imejl koji vam je važan pročitajte barem jednom pre nego ga pošaljete. Tako ćete, ne samo videti greške u kucanju, nego još jednom proveriti da li ste tačno napisali sva imena. Neko ko se zove Goran vam sigurno neće biti naklonjen ako mu se obratite sa 'Dragi Zorane'.

4. Odredite ton. Ponovno čitanje je i prilika da proverite da li je imejl primerenog tona. Obraćate li se preslužbeno nekome sa kime ste često sarađivali, lično ga upoznali i neformalno komunicirali? Ili ste možda počeli neformalnim pozdravom imejl nekome koga nikad niste upoznali? Zlata vredan savet je i - pazite na uzvičnike. Kako bismo preneli svoje oduševljenje idejama, skloni smo da stavljamo previše uzvičnika, a to je znak lošeg pisanja i jednostavno izgleda smešno.

5. Zamislite da ga čita bilo ko. Da li biste se postideli kad bi vaš imejl mogao javno da se pročita? Ovo je metoda provere koja je najdelotvornija. Ako bi vas bilo sramota - bilo zbog grešaka, tona ili sadržaja - onda mejl koji ste napisali jednostavno ne valja.